Risparmia tempo per le cose importanti
Ho scritto la mia tesi su un vecchio pc rumoroso salvando ogni capitolo sui floppy disk. Quando ho iniziato a lavorare si usavano molto i fax e si scrivevano poche email che, incredibilmente, non partivano mai. Per parlare con colleghi dall’altra parte del mondo si facevano le conference call tramite operatore. Ho 45 anni e questo succedeva 20 anni fa.
Oggi lo sviluppo tecnologico permette di salvare la propria tesi sul cloud, i fax sono ormai dei cimeli come la lettera 32 dell’Olivetti, Skype o hangouts ci permettono di raggiungere autonomamente persone in ogni parte del globo terrestre in pochi secondi. E questo non è nulla rispetto a ciò che si può fare oggi con la tecnologia.
Se tutto questo ha agevolato la nostra vita, c’è un rovescio della medaglia. Dalla tecnologia riceviamo costanti attacchi alla nostra attenzione: pop-up, emoticon che producono suoni e zompettano sullo schermo del nostro pc disturbandoci e distraendoci costantemente. Mantenere l’attenzione per un periodo prolungato di tempo è già di per sé difficile, impossibile quando veniamo distratti da una serie inarrestabile di cose spesso inutili. Perdiamo così di vista le cose importanti, quelle che contano davvero. Non importa il contesto, se lavorativo o privato, noi perdiamo il nostro focus.
La tecnologia, sempre più fondamentale nelle nostre vite, permette a chiunque voglia comunicare con noi, a qualsiasi ora e momento della giornata, di raggiungerci obbligandoci a rispondere, fosse anche solo per scrivere “no grazie”. Arrivi in azienda, oppure sei fermo al semaforo se lavori fuori, e controlli le email, whatsapp, messanger, facebook, instragram e così via. Scorri velocemente le diverse email e ti sale l’ansia per le risposte urgenti che devi dare, su whatsapp ti scrive un cliente che si trova in trattativa e ha bisogno di un’informazione che tu non hai, un tuo amico ha pubblicato qualcosa di curioso su facebook, proprio quando su whatsapp arriva l’ennesimo messaggio del gruppo delle mamme che stanno pensando di fare un regalo alle maestre e ti chiedono aiuto. Devi rispondere al telefono oppure il semaforo è diventato verde. Uff!! Inutile negarlo: vivi spesso in preda all’ansia e all’agitazione, stressato sul lavoro e nella vita privata.
L'influenza della tecnologia nella nostra vita è solo un esempio di come input esterni ci condizionano nella gestione del nostro tempo. In passato mi sono ritrovata spesso a dirmi “oggi sei stata molto produttiva” per poi accorgermi che avevo tralasciato cose molto importanti e fatto altre di scarsa rilevanza. Perché? Perché gestivo in modo lineare il costante flusso di decisioni e azioni legato agli input esterni che ricevevo. Rispondevo una dopo l’altra a tutte le email per esempio, cercando di farlo velocemente e nel miglior modo possibile.
Succede anche a te? Ti chiedo di riflettere su questa domanda: “come fai a gestire in modo lineare una realtà lavorativa o privata che non è lineare affatto?”
Chiediti: "nell’arco della mia giornata quanto tempo dedico a cose importanti e quanto a cose non importanti?"
Uno studio condotto su più di 350.000 persone provenienti da ogni parte del mondo ha dimostrato che in azienda le persone tendono ad impegnare il 60% del loro tempo per cose importanti ed il 40% per cose non importanti. E tu? Nella tua vita lavorativa o nella tua vita privata quanto tempo dedichi alle cose importanti? Apparentemente il 60% del tempo è molto, ma soffermati un attimo a pensare che cosa succederebbe se un aereo in volo funzionasse soltanto per il 60% del tempo.
Suggerimenti per dedicarti sempre di più alle cose importanti.
Smetti di lavorare sotto pressione.
Lavorando sotto pressione stai lavorando per coprire le urgenze. Attenzione a non confondere urgente con importante. Inseguendo l’urgenza accantoni la tua motivazione, ciò che ti spinge a fare il tuo lavoro con dedizione e passione. Lavorando sotto pressione perdi in chiarezza e lucidità, consumi energie che potrebbero essere utilizzate a far altro. E non dimenticare che il multitasking non è mai sinonimo di produttività.
Smetti di procrastinare.
Ci sono lavori che non amiamo fare (io odio stirare, per esempio). Si rimandano e si aspettano le scadenze per farli.
Ci sono lavori che non sappiamo svolgere e non vogliamo chiedere al nostro collega come si fa. Alla fine aspetteremo il giorno della consegna del lavoro per chiedere aiuto e lavoreremo in urgenza.
Smetti di dire sempre si.
Avevo una collega splendida, gentile, generosa, simpatica. Il risultato? Sulla sua scrivania c’erano sempre lavori che altri colleghi avrebbero dovuto svolgere. A volte diventava anche la segretaria del dirigente di turno. I suoi lavori passavano in secondo piano e, spesso, doveva fermarsi sino a sera tardi per terminarli. Certo, sentirsi utili e apprezzati in azienda è importante ma non è questo il modo giusto per vivere serenamente.
Inizia a dire no.
Dire no può essere difficile. Non vogliamo apparire scortesi, crediamo nel lavoro di squadra, non vogliamo apparire deboli, vogliamo evitare discussioni. Così facendo, però, si apre la porta a tutte quelle piccole o grandi distrazioni che riempiono la nostra vita e non ci permettono di fare più cose importanti. Metti ordine nella tua vita. Se lavori in ufficio esponi il tuo calendario con tutti i lavori pianificati, sarà molto più facile sostenere il tuo no. Per evitare di essere licenziati ti consiglio di esercitarti sulla comunicazione. Ricordati di entrare subito in sintonia con la persona che hai davanti. Dimostra di avere capito la sua necessità, ridefinisci la sua urgenza, proponi un’alternativa, etc.
Vuoi essere quell’aereo che rimane in quota soltanto per il 60% del suo volo oppure vuoi arrivare in aeroporto sano, salvo, soddisfatto e rilassato? Nel corso di time management che fai con me ti insegno un metodo per essere davvero produttivo separando l’importante dall’urgente, non perdendo tempo sulle distrazioni, aumentando il tuo focus e la tua energia.